Um item de suma importância a todo programa de integridade é, sem dúvida o canal de denúncia. Informação é um bem valioso em qualquer assunto e não seria diferente em compliance. Saber o que se passa na empresa, sendo ela pequena ou grande, é o primeiro passo para tomar ações adequadas e proporcionais ao que o fato demanda.

Conversas de corredor, de cafezinho, comentários extratrabalho ocorrem, assim como desvios de comportamento, ilicitudes, corrupção, suborno a agentes públicos em licitações e vendas ao governo, além de outras ações indesejadas e prejudiciais podem ocorrer – em atividades presenciais e remotas. É difícil que a empresa tenha conhecimento de tudo que acontece dentro de seus limites de atuação, com sua equipe e demais stakeholders, mas saber o que importa e o que pode afetar o desempenho e a sustentabilidade da empresa é imprescindível.

Ter a informação certa para agir da melhor forma possível e no tempo certo pode evitar transtornos à empresa e até mesmo prejuízos.

Por isso, ter um canal de denúncias bem estruturado é muito importante para que a empresa tenha esse conhecimento.

Mas como estruturar um canal para a minha empresa?

São muitas opções, então, é preciso que a empresa saiba o que quer, o seu perfil e o perfil das pessoas que irão usar o canal, qualquer que seja ele, afinal a empresa precisa de um canal que seja bem usado, que o denunciante se sinta à vontade para falar sobre qualquer assunto que o incomode sem medo de sofrer retaliação, que o assunto seja seriamente tratado para que a melhor ação seja tomada, eventuais culpados sejam justamente punidos e recorrências sejam evitadas.

Alguns meios que a empresa pode adotar são telefones e e-mails específicos, linhas de 0800, muito utilizadas quando os denunciantes fazem trabalhos em campo sem acesso a e-mails ou até à internet. Para os que dispõe desse recurso, formulários na internet, com links disponibilizados na rede interna ou no site da empresa também são soluções relativamente simples, mas que podem ser opções ao denunciante que por vezes não quer ser reconhecido por voz ou não quer criar um e-mail específico para não ser identificado. As vezes a combinação de mais de um canal pode ser interessante. O importante é que o denunciante tenha acesso fácil à realização da denúncia e saiba qual é a ferramenta certa pela qual seu relato será ouvido.

Atualmente há empresas que fornecem o serviço de canal de denúncias a empresas de todos os portes, o que resolve questões como imparcialidade na recepção e apuração da informação, credibilidade na tratativa, registros de dados, entre outros cuidados a serem tomados na fase de estruturação do canal. Mas não é por isso que soluções internas não podem atender à necessidade da empresa, pois cada caso é um caso. Se a empresa considera que pode internalizar a atividade e consegue atender a esses requisitos, também alcançará seus objetivos de conseguir que seus colaboradores utilizem o canal e que infrações às diretrizes da empresa e leis aplicáveis em geral sejam detectadas e as devidas providências tomadas.

Ter um canal de denúncias também é um item que faz parte de exigência legal! Sim, a Lei Anticorrupção, a Lei nº 12.846/2013, dispõe em seu artigo 7º que serão levados em consideração na aplicação das sanções, entre outras coisas:

“a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”

Ou seja, caso a empresa venha a ser punida pela lei anticorrupção e tenha um programa de integridade estruturado com um canal de denúncias, pode ter sua pena reduzida. Esse princípio também é seguido pelas Leis Estaduais que exigem programas de integridade de empresas licitantes. Se quiser saber mais sobre elas, temos um texto em nosso blog e uma série de vídeos no nosso canal explicando o tema mais a fundo.

Os benefícios de se ter um canal de denúncias vão além de cumprir exigências legais, também abrangendo a melhora na comunicação interna, conscientização na importância em denunciar, na confiança dos stakeholders na empresa e consequentemente melhora no ambiente de trabalho, na inibição de atos ilícitos e indesejados, fraudes e corrupção, redução do risco de desvio de dinheiro, entre outros.

Se você ainda quiser ou precisar denunciar atos indevidos diretamente aos órgãos públicos, saiba que o governo disponibiliza boas ferramentas em seus sites, com opções de denúncia identificada ou anônima, como o “Fala.BR”, plataforma integrada de ouvidoria e acesso à informação da CGU, criada em parceria com o ICC Brasil e o canal de denúncias da Prodesp. Esses são apenas alguns exemplos, então, caso precise, procure saber se o órgão em questão possui uma ferramenta própria ou se o canal do Governo Federal atende ao caso.

Um último ponto, que serve para todos os itens do programa de integridade da sua empresa: o canal de denúncias é uma ferramenta que deve servir aos propósitos da empresa e não deve ser estático. Sempre que a situação mudar, a ferramenta pode acompanhar as mudanças e ser aperfeiçoada, junto com o amadurecimento no assunto.

Escrito por

Carolina Utida – CEO e Auditora Líder da CertiGov