Ter diretrizes de integridade formalizadas e documentadas – um código de ética ou de integridade ou uma política antissuborno e anticorrupção, por exemplo – é essencial para qualquer empresa, para que esteja explícito a seus colaboradores e demais envolvidos, bem como possíveis interessados, o que a empresa espera na condução de suas atividades e o que todos devem seguir.

Naturalmente, a empresa não precisa reinventar a roda e existem muitos modelos disponíveis online que podem ser usados como base para elaborar suas diretrizes. Porém, devem servir apenas como referência, ou seja, não se trata de utilizá-los na íntegra ou juntar várias partes e formar um documento só. A empresa deve ter ciência de que as suas diretrizes precisam refletir a sua organização. Para que sejam seguidas, as diretrizes contidas no código devem refletir as atividades, riscos e demais características próprias da empresa, que são únicas e devem estar personalizadas nos seus documentos.

Quando as pessoas reconhecem seu dia a dia nos documentos, aplicam as diretrizes com mais facilidade.

Falar a linguagem do seu público também deve ser levado em consideração, já que cada organização tem profissionais com perfis diferentes. Usar uma linguagem entendida por todos facilita o processo de assimilação de conceitos e cumprimento dos direcionamentos que a empresa determinou para si.

Abordar seus riscos é outro item a ser incluído nesse documento, pois seu objetivo pode abranger, além das boas práticas a serem adotadas, os aspectos negativos a que as pessoas estão expostas e o que pode ocorrer se não forem cumpridas as diretrizes, ou seja, se os riscos forem materializados.

Quando as pessoas sabem os riscos que correm pessoalmente e os que ainda podem levar a reputação da empresa junto, são mais cautelosas.

Mas nem só de punições são feitos os critérios de compliance, longe disso! Por isso, demonstrar as vantagens de agir corretamente é uma das boas ações que a empresa pode adotar e documentar. Um exemplo pode ser o de recusar o recebimento de vantagem em um negócio ilícito e se livrar de uma punição pessoal e para a empresa, que pode ir desde o impedimento em participar de licitações até a reclusão das pessoas envolvidas – sim, pessoas físicas podem ser presas por praticar irregularidades! Ou ainda ser reconhecido por parceiros, clientes e até concorrentes como competidor justo e conseguir bons negócios – legalmente – pela conduta de todos.

Outro destaque é que, como as regras valerão para todos os envolvidos com os processos, sejam eles funcionários, gestores, alta direção e terceiros, o compromisso documentado dos envolvidos de toda a empresa é um modo de reforçar que eles estão cientes do conteúdo e dos princípios que a empresa espera de todos – e a assinatura da própria alta direção também é uma demonstração de compromisso em todas as esferas. Além disso, adotar treinamentos a respeito das diretrizes também é uma importante recomendação para que os colaboradores e a própria empresa se certifiquem que estão no caminho certo.

Por tudo isso, por mais tentadora que seja a facilidade de “copiar e colar” conteúdos encontrados., ela pode por em risco todos os esforços de integridade, ao não ter diretrizes que sejam “a cara da empresa”.

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Texto escrito por: Carolina Utida, Diretora e auditora líder da CertiGov