Controlar: exercer o controle sobre algo, ter sob seu domínio. Muitos dicionários também incluem como controle o ato de monitorar ou fiscalizar para agir com domínio, no sentido de ter conhecimento para tomar as melhores decisões.

É sob esse foco que escrevemos esse texto, onde tentaremos demonstrar que bons controles levam ao conhecimento organizacional e a melhores tomadas de decisão, pois entendemos que elas devem ser tomadas com embasamento e dados, visando objetivos e provocando impacto positivo na organização como um todo. Por fazer parte do caminho trilhado até as boas decisões é que os controles são tão importantes. Quando bem-feitos fornecem informação suficiente e adequada a todo tipo de decisão.

Para pôr em prática bons controles a empresa precisa ter em mente o que se pretende como resultado, um pensamento reverso. Vamos explicar! Em nossa experiência auditando muitas e diversas empresas, em porte, segmento e localização, vemos muitas situações de empresas que “controlam” atividades com planilhas ou até mesmo sistemas informatizados – e caros, que no final trazem burocracias sem propósito, já que os dados computados não são utilizados. Isso é mera burocracia e perda de tempo, não controle.

Controles efetivos devem, portanto, começar pelo fim, ou seja, o que queremos obter dos dados gerados.

Nesse sentido os controles implementados devem contribuir para atingir objetivos específicos, tendo como base os riscos da empresa (que já abordamos nesse texto onde falamos sobre Gestão de riscos) e devem ser aperfeiçoados para estarem sempre adequados ao que se pretende, considerando mudanças de cenário e a sustentabilidade das ações e da própria empresa.

Por exemplo, decisões de corte de custos, que costumam ser tema sensível na maioria das empresas, idealmente devem envolver dados detalhados de saídas financeiras, para saber quais custos podem ou devem ser cortados, não utilizando “achômetros” ou critérios que até poderão ter efeito imediato, mas não resolverão a questão por muito tempo. A partir do que se pretende a empresa deve identificar a melhor maneira de obter dados para suprir determinada demanda. Se necessário, a empresa pode adotar o detalhamento de alguns processos, implementar regras, políticas de gastos e reembolsos, como exemplo para essa situação hipotética, entre outros controles, sempre fazendo o acompanhamento dos dados obtidos para identificar se são adequados e suficientes e modificá-los sempre que necessário para que dados incompletos e inadequados não sejam gerados por muito tempo. É um constante monitoramento e aperfeiçoamento até que as informações necessárias sejam obtidas e propriamente utilizadas.

Também há outros controles permanentes para que algumas atividades funcionem, como controles de validades de licenças, certidões e outros itens fundamentais à existência da empresa, ou controles periódicos, como treinamentos de reforço de algum assunto, como os treinamentos de integridade, que têm o objetivo de manter as equipes preparadas e atualizadas em relação a esse assunto fundamental na prevenção a desvios.

Com isso, vemos que controles podem servir para qualquer assunto, melhorando inclusive a percepção de colaboradores sobre a empresa, quando são feitos acompanhamentos efetivos e eficazes, não apenas burocráticos e sem utilidade. Afinal, gastar tempo preenchendo formulários com dados que não são usados é uma perda de tempo que ninguém quer passar. Enquanto controles bem pensados e úteis também deixam os desvios de comportamento mais difíceis de ocorrer, inibindo más condutas.

Esperamos que esse conteúdo seja útil para você e para a sua empresa. Para saber mais, siga a CertiGov nas nossas redes sociais, se inscreva na nossa newsletter e, se quiser falar com a gente, nos mande uma mensagem.

Autora: Carolina Utida – Diretora e Auditora líder da CertiGov