O processo CertiGov: como ser uma empresa certificada?

-> O que a empresa já precisa ter – pré-requisitos

-> Como alcançar a certificação: critérios de avaliação / o que é avaliado

-> Processo: módulos e etapas

Passar por um processo de certificação traz muitos desafios e também muitas recompensas. Desafios internos em relação aos processos já existentes serem considerados suficientes sob os critérios de avaliação da certificadora e quanto à pressão externa para a obtenção do certificado, por exemplo, mas também a recompensa de ter todo o esforço de ações investidas sendo atestado por um olhar independente, imparcial e especializado no assunto, gerando credibilidade. Para saber como superar os desafios e conquistar as recompensas, temos algumas informações valiosas para as empresas que querem ser certificadas.

Quer saber “Por que ser uma empresa certificada?” Leia esse nosso outro artigo clicando aqui.

Inicialmente, como pré-requisitos a todas as empresas que querem obter a certificação CertiGov, é preciso que já tenha sido elaborada e documentada uma política anticorrupção alinhada ao propósito da empresa e abrangendo os riscos a que a organização está exposta, sendo assim adequada à sua realidade e ao seu público, tendo sido disseminada, compreendida e aplicada por todos. E como única certificadora que atesta boas práticas em processos de vendas ao governo, é imprescindível que a empresa já seja atuante nesse nicho, possuindo pessoa / equipe responsável e procedimentos alinhados entre os envolvidos.

Esses pré-requisitos são necessários para que equipe auditoria possa analisar e avaliar a aderência das ações realizadas pela empresa aos critérios da CertiGov, que alia compliance e boas práticas nas relações com agentes públicos nas transações comerciais da empresa, o que traz segurança a toda a cadeia de negócios, demonstrando a todos os stakeholders a capacidade da empresa trabalhar eticamente e de forma eficiente, sendo benéfico para os parceiros, clientes e toda a sociedade, que sabe que os recursos do governo estão sendo corretamente direcionados, reduzindo assim os desvios de recursos por corrupção e/ou suborno.

A certificação avalia as empresas em um processo de quatro módulos durante aproximadamente três meses. Os módulos são due diligence, compliance, processos de vendas ao governos e treinamentos.

Em due diligence são analisados os documentos da empresa, incluindo os necessários na participação em qualquer licitação como evidência de conformidade legal da empresa auditada. Também são verificados documentos como:  o histórico da empresa, de seus sócios e representantes em eventuais envolvimentos e/ou apontamentos em fraudes, processos de corrupção, inidoneidade, inexigibilidade, suspensão e apontamentos nos cadastros nacionais de condenação, suspensão e apontamento de não quitação nas esferas Federal, Estadual e Municipal. Na não apresentação de algum documento exigido, ou existência de alguma restrição, é dado parecer negativo e a empresa não é certificada.

O módulo de compliance é dividido em quatro aspectos de avaliação: política, cultura, operação e melhoria. Em política são analisadas as diretrizes da empresa, sua disseminação, adequação e suficiência. Alguns conteúdos mínimos também são verificados, como o posicionamento da alta direção perante os assuntos suborno e corrupção e sua atuação na abordagem do tema dentro de sua organização; a comunicação efetiva e os treinamentos sobre esses assuntos. Quanto à cultura, é importante que seja percebida em todas as esferas da organização, através de ações de encorajamento na tratativa e abordagem dos assuntos, apoio, conscientização, proatividade e outras demonstrações que a empresa e todos os envolvidos devem dar.

As operações dizem respeito aos controles que a empresa possui para detectar, mitigar, analisar e sanar atos de suborno e corrupção e serão avaliadas em relação a capacitação das pessoas, utilização de ferramentas adequadas (de comunicação e de controle financeiro, por exemplo), quanto aos contratos com terceiros e parceiros e da fiscalização e acompanhamento desses contratos sempre que necessário, entre outros. O aspecto de melhoria analisa o amadurecimento do assunto dentro da organização, avaliando sua capacidade de avaliação (através de auditorias internas e/ou externas), análise dessas avaliações e aplicação de melhorias, comprovando essas ações com relatórios, acompanhamentos, monitoramentos, registros, etc.

O processo de vendas ao governo é o módulo onde serão avaliados os aspectos de cadastros, mapeamento de licitações e o ponta a ponta desses procedimentos e processos. Para os cadastros são verificadas as capacidades da empresa entender as necessidades documentais da participação nos certames e atender prontamente com todos os documentos, certidões e atestados possivelmente exigidos, incluindo disponibilidade de pessoas aptas a essas atividades e organização interna. O mapeamento de licitações é o aspecto que avalia as empresas quanto ao seu preparo na identificação de oportunidades viáveis e a sistemática empregada nessa atividade para que não se percam negócios, mas com uma condução de forma adequada. No aspecto de licitação ponta a ponta são verificados os procedimentos adotados desde o início do processo até sua conclusão, contemplando o preparo da equipe envolvida, os recursos disponíveis, checagens e duplas checagens, prevenção de riscos nos processos eletrônicos e participação e apoio da alta direção nesses processos.

Por fim, o módulo de treinamentos consolida nossa missão de disseminação de conhecimento sobre o assunto e fomento de boas práticas nos relacionamentos com a administração pública. São conteúdos disponibilizados aos envolvidos diretos no processo, para serem multiplicados para seus colegas dentro da empresa. Para que os treinamentos não influenciem nas respostas e comportamento dos participantes, o acesso é dado após os módulos anteriores. Apesar de haver avaliação da assimilação do conteúdo através de testes, os resultados não são impeditivos da empresa ser certificada, sendo considerado um módulo “bônus”. Mas claro, independente dos resultados, eles constarão no relatório final e a empresa poderá decidir sobre as ações cabíveis.

Com os resultados das análises de todos os módulos a equipe auditora pode dar um parecer à empresa, com resultados que podem ser a não certificação, a certificação com ressalvas, ou a certificação, que pode ser em três níveis: Bronze, Prata ou Ouro.

Para obter a certificação Bronze a empresa deve atingir ao menos 75% em cada um dos aspectos dos módulos de compliance e de vendas ao governo e não possuir nenhum fator impeditivo em due diligence. Para a classe Prata é preciso alcançar a pontuação mínima no nível Bronze, mais 75% dos aspectos desse nível. E para a classe Ouro, considerada de excelência em todos os controles e processos, é preciso alcançar ao menos 75% em Bronze, mais 75% em Prata, mais 75% em Ouro.

Lembramos ainda que todas as empresas certificadas passam por avaliações ao menos anuais durante a validade do certificado, para assegurarmos que continuam com seus processos aderentes aos critérios CertiGov.

E assim, desejamos que cada vez mais empresa se engajem nesses temas tão relevantes para toda a sociedade e consigam obter classes cada vez mais elevadas de padrão comprovados pela CertiGov.

Autora: Carolina Thomé Utida

Diretora e auditora líder da CertiGov

Especialista em sistemas de gestão